web会議とテレビ会議の違いを知ってますか？

皆さんはweb会議やテレビ会議を上手く活用していますか？

この記事は、デジタル化を進めていくことで社内間の連携をスムーズにしようとしている社長に向けての情報です。

今までは会議のために交通費を使って本社に出張するしかなかったかもしれませんが、web会議やテレビ会議といったシステムにより遠隔地にある支店や工場と本社、海外支社などと会議や打ち合わせをすることができます。

あらゆるシーンにおいて経営のスピード化、資料作りの簡略化、予算削減などの目的で使用されています。

web会議は導入コストが安価で、ソフトのダウンロードや設定は比較的簡単ですが、安定性で課題があります。テレビ会議は設備投資が必要ですが、安定性が高く大人数での会議に向いています。会社にとってどちらがよりコストパフォーマンスが良いのか、違いを知って使い分けましょう。

この記事の要点はこの３つ！

1. web会議の特長
2. テレビ会議の特長
3. 会議の特長と違いを知って、使い分ける

では、さっそく見ていきましょう。

web会議の特長

web会議とは

• ソコンでソフトウェアを立ち上げ、サーバーを介して相手と接続し音声やビデオをやり取りする
• インターネットに接続された機器が必要

様々な種類がありますが基本的にインターネット接続環境があれば、どこでも接続できます。専用機器が必要ではなく手軽に利用できます。パソコンはもちろん、モバイル機器でも接続可能です。モバイル機器で利用する場合は、手軽にダウンロードできるアプリが設定されているものもあります。

ソフトは無料なものもあり、有料のものもあります。双方で同じソフトをダウンロードし、暗証番号などを入力して接続します。

工場と本社間でのやりとり、出先同士の打ち合わせ、海外への発注指示など、あらゆる打ち合わせに利用できます。クラウドで利用できる資料などを共有したり、双方から資料を修正したりといった機能も有しているものが多いため、書類作成のスピードが飛躍的に向上します。

最初の導入に必要なコストも高くないので、初心者には使いやすいものといえます。どこでも接続できる反面、ネット回線が弱い場所や戸外など、接続が不安定な場所なら中断しやすいデメリットがあります。インターネット電話などと同じような感覚で使用できるものです。

テレビ会議の特長

テレビ会議とは

• サーバーを介さずダイレクトに会議地点を結ぶ接続方法
• 専用のモニターや配線が必要

テレビ会議は、インターネット環境に依存するweb会議とは違い、IPやISDNといった電話にも利用されているシステムで接続するため、安定して画像や音声をやりとりできます。

会議室や支社同士、海外の拠点などを接続しておくと、定常的に利用できるシステムとなります。一度導入すると接続は難しくなく誰でもが使うことができます。

専用の工事が必要でいつでもどこでも接続できるというわけではないですが、定期的に開かれる会議や大人数での打ち合わせなどを行う際に適しています。また画像や音声が途切れることなく安定して送受信でき、高セキュリティだという特長があります。

大切な会議、経営会議といったセキュリティを重視したい打ち合わせを頻繁に開くときなどに便利です。
最初に会議を行いたい双方にモニター、専用機器の導入が必要であるため、ある程度のコストがかかります。

引用元：https://www.vtv.co.jp/intro/web/web01.html

特長が比較しやすい表ですので、どんな違いがあるかチェックしてみましょう。
次に、もう少し会議のやりとりを詳細に確認し、違いを調べてみましょう。

会議の特長と違いを知って、使い分ける

会議をするための3つのプロセス

1. カメラなど画像や映像のデータと、マイクなどの音声データを取り込む
2. 取り込んだ、データを符号化し、ネットワーク回線を使って相手先へ配信する
3. 相手がそれを元のデータに復元する

上記の作業をを双方向で行うことで、会議を行うことになります。

特に大切なのは、回線負荷を軽減するためのデータの圧縮と、それを復元する機能で、これをコーデックと呼びます。

このコーデックには、ハードウェアコーデックとソフトウェアコーデックの2種類があります。両者の違いは、専用のマイクロプロセッサでコーデックを行なうか、アプリケーション内でコーデックを行なうのかというものになります。

引用元：https://www.vtv.co.jp/intro/web/web01.html

違いを理解してから導入を検討

テレビ会議で利用する専用のシステムは、ハードウェアコーデックが主流となっており通話品質が安定しています。

web会議に用いられるソフトウェアコーデックは使用するパソコンの性能によって違いがみられますが、近年のCPUの性能の向上に伴って品質が高くなっています。上記の表を確認しながら違いを理解しましょう。

［どちらを導入すべきか検討する点］

1. 社の規模
2. 会議を実施したい場所、地点
3. 会議に参加する人数

上記の要素を多角的に検討してみましょう。
例えば小規模な会社、また少人数の会議や打ち合わせが多い場合は、web会議をまず検討すると良いかもしれません。工場や出先でのやりとりが多い場合もweb会議をまず導入してみると良いかもしれません。

一方会社の規模が大きく、経営会議など10名程度かそれ以上の会議を定期的に行いたい場合は、最初からテレビ会議を導入するよう検討できるでしょう。

web会議と違い、テレビ会議の導入にはある程度の費用がかかりますが、小規模で設備も簡単なものもあります。費用対効果を分析する必要があります。

まとめ

web会議とテレビ会議の特長と違いを知ることができましたか？
どちらもメリットとデメリットがありますが、積極的に導入することによりコスト削減を実現することができるでしょう。
どちらが会社にとって利用しやすいか検討してみてはいかがでしょうか。