請求業務のクラウドサービスとは
社長の方、経理担当の方、社外への請求業務の対応はスムーズにできていますか？
取り引きで売上が発生すると、見積書を発行し、請求書を発行し、入金管理をする一連の請求業務が発生します。もちろん、取引先ごとに売上管理を行うため、手間も時間も掛かります。
この手間やかかる時間を軽減するため、請求業務にクラウドサービスをうまく活用する会社が増えています。
請求業務にクラウドサービスをうまく活用すれば、短時間で、効率良く、記帳ミスや郵送もれを防ぎ、安全に顧客管理をできるというのです。
以前よりもずっと高機能で安価になった請求業務のクラウド化によって、私たちは具体的にどのような恩恵を得られるのでしょうか。
今回は、請求書管理でクラウドサービスを使う4つのメリットをご説明します。
請求業務のクラウド化メリット1.請求のステータス管理が簡単
私たち中小企業は特に、顧客に応じて支払いサイト変えたり、見積りの数字を変えたり、請求直前のキャンセルに応じたりと請求業務に柔軟に対応しなければいけません。
しかし柔軟な対応が多いため、請求漏れや請求金額の整合性がとれない等のトラブルが起こりやすく、事務作業の非効率化どころか、顧客との信用問題にまで発展しかねません。
請求業務には、少なくとも以下のステータスが存在します。
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・見積書発行
・見積書承認
・請求書発行
・請求書承認
・請求書取消
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経理業務に至ると、売掛金や手形の入金管理なども含まれますね。
請求業務のステータスを管理できれば、請求漏れや承認漏れ、数字が合わないなどのトラブルを防ぐことができます。
また、作成担当者や誰が操作して誰が承認したかを把握できるため、トラブルが起こった場合の意識合わせができ、責任の所在もはっきりします。
もちろん請求業務をシステム化しても良いのですが、請求管理を柔軟に行うにはシステムが大規模化し、コストがかかりすぎてしまいます。
請求業務のクラウド化メリット2.経理業務の手間が省ける
月次決算用の記帳を行っている会社も多いと思いますが、「月末の数字が合わず半日使ってしまった……。」という経験をした社長や経理担当も多いでしょう。
請求業務のクラウドサービスは、クラウド会計ソフトと連動しているものも多数あり、必要なデータは全て自動的に記帳されます。
顧客ごとの入金管理やそれに紐づく売掛なども一覧で管理できるため、月末のトラブルを軽減でき、経理担当もチェック中心で良いのでストレスも軽減できます。
また、期間指定でデータを確認し、取引先毎の状況や営業マン毎の売上管理をできるため、営業ツールにも活用できます。
請求業務のクラウド化メリット3.個人情報流出を軽減できる
クラウドサービスを活用することで、自社に生の顧客情報を保管する必要がなくなります。
顧客情報とそれに紐づく請求情報には必要な時だけアクセスします。そのため、個人情報流出の危険性が軽減できます。
セコムの調査によれば、企業の個人情報流出原因の80%は、社内からのアクセスです。
多発する情報漏洩事件における原因の多くは、ハッキングなどの外部要因ではなく、内部の人間による盗難、流出など内部要因が多くを占めている
クラウドサービスを使えば大規模な社内管理は必要なく、誰がログインできるかという前提条件さえ決めておけば、ログイン元も特定でき、情報流出のリスクを最小限に抑えられます。
請求業務のクラウド化メリット4.請求業務全体のコストカットができる
上記3つのメリットがあるため、請求業務全般にかかるコストを大幅にカットすることができます。
請求のクラウドサービスは、月額数千円の使用料から利用できるため、その会社にあったものをいくつか試しに使って、最適なものを選択しても良いでしょう。
請求業務管理でクラウドサービスを使うメリットまとめ
業務系のクラウドサービスは請求業務管理以外にもたくさん存在します。顧客管理、営業マン管理、会計管理、人事管理など……。
痒いところまで手が届くかと言われると難しいですが、会社によってはバッチリはまる場合もあるでしょう。
全て安価で手軽に使えるため、まずは試してみてスムーズな作業とコストカットが可能か検討してみましょう。
