取引先と揉めないためにはルールを作る
起業したての頃は、会社のルールが何も決まっていません。
事業計画書を立て、資金を用意して、顧客リストを作成し、営業ルールを決め……、「よし！これで完璧！」と思っても、絶対にこれでは足りません。
例えば、そのひとつに取引先との確認事項やルールなどがあります。
取引先とのルール設定は、おしなべて同じにすることはできません。何社とも取り引きをし、A社の場合はこのようなルール、B社の場合はこのようなルールとわけて考える必要が出てきます。
中でも特に重要なことは、お金に関する話と仕事の取り組み方に関する話です。
今回は、取引先とお付き合いが始まる際に必ずお互いに確認しておいた方が良い7つのルールとそのポイントをお話します。
取引先とのルール確認1.見積書の次の流れ
見積書はあくまでも見積書です。
見積書の内容で担当者のOKが出たからといって受注が確定したわけではありませんし、金額が確定したわけでもありません。
見積書の次のステップは契約書、または発注書発注請書になるので、書類をどのようにすれば良いのか、その会社の次の流れをしっかりと聞いておきましょう。
取引先とのルール確認2.入金サイト
取引先の入金サイトは作業実行や契約、請求書の後ではなく、前に聞いておくものです。
月末締めの翌月末払いと月末締めの翌々月末払いでは、1か月も入金サイトが違います。大手の取引の場合はさらに入金サイトが伸びる場合があります。
仮に1億円の売上だったとしても3か月後の入金サイトであれば、3か月は入金がないということになります。
もし、この3か月の間に仕入れや外注の支払いが発生する場合、資金ショートをおこしてしまいます。
仮にそれが業界の特性だったとしても、融資や資金調達など次の動きをしなければいけないため、早めに取引先の入金サイトを知っておく必要があるでしょう。
取引先とのルール確認3.仕入れ、外注費の支払いサイト
取引先との取り引きが発生するにあたって、事前に仕入れや外注にいくら支払いが発生するかを確認しなければいけません。
当たり前ですが、仕入先や外注先に対しては予め見積りを依頼し、それぞれの支払いサイトを聞いておきます。
取引先の入金サイトと仕入先の支払いサイトをしっかりと踏まえておかなえれば、取引先との契約内容の交渉は行えないでしょう。
取引先とのルール確認4.契約書の締結時期
お金のやりとりに関して取引先と相互の確認が取れたら、次は契約書の締結時期を聞いておきましょう。
小額の取り引きの場合、取引先によっては契約書を取り交わさずに仕事を進める場合があります。（個人的には反対ですが）その場合は、最低限受発注書を交わしておきましょう。
業務内容、取扱商品、金額、支払日、支払い方法が記載された受発注書を交わしておかなければ、後から揉める可能性があります。
頑なに契約書を面倒だと言い張る取引先がいる場合、信用調査会社を使っても良いでしょう。相手のペースに流された場合割を食うのは自分です。
参考：
企業信用調査とは？帝国データバンク評点に目安はあるか
取引先とのルール確認5.担当者や連絡先
取り引きによっては、別の業務担当者が出てきたり、メーリングリストを使うなどの連絡手段のルールが新しく設定される場合があります。
特に、こまめに連絡を取り合わなければいけない業務の場合は、誰に対してどのような手段で連絡するかを事前に確認しておきましょう。
言った言わないの問題に発展する可能性があります。
取引先とのルール確認6.納期の概念
以外に抜けてしまうのが納期の概念の摺り合わせです。これは単純に◯月◯日というだけの話ではありません。
納期には、絶対に間に合わせなければいけない納期と少し余裕を持って間に合わせたい納期の2種類が存在します。
どのような仕事にも納期は設定されますが、なぜその納期であるのかという背景を聞いておきましょう。
そして、もし余裕を持った納期が設定されていないのであれば、自社内部や外注先には余裕を持った納期を設定できるように調整しましょう。
取引先とのルール確認7.仕事に対する取り組み方
これを確認することは難しいとは思いますが、相手の話し方やちょっとしたニュアンスから仕事に対する取り組み方や姿勢を理解できるように努めましょう。
重要な取引先の要望に応えるために、残業をしたり、休日を使うことも考えられます。
その際に、取引先担当者の予定を把握したり、仕事に対する取り組み方をある程度理解しておかなければ、相談や調整の時間が合わなくなってしまうかもしれません。
取引先自体や担当者の仕事に対する取り組み方を理解できると、後から揉めることが格段に減らせます。
取引先と後から揉めないためのルールまとめ
取引先と確認しておかなければいけないルールをご紹介しましたが、取り引きを個別に見るとこれら以外にも多くの確認事項が発生するでしょう。
長年会社経営をしている社長であればおわかりだと思いますが、どれだけ気をつけていても取引先と揉めるときはあります！
どちらが良い悪いという話ではありません。会社体会社と言っても仕事を進めるのはお互い人間なので、ちょっとした認識ズレや合わない部分が出てきてしまいます。
少しでも揉め事を回避するために、今回お話した「取引先と確認しておきたい7つのルールとそのポイント」は基本なので必ず確認するようにしましょう。
取り引きに必要な確認事項なので、聞きにくい内容だとは考えないでください。「初めてのお取引なので確認させてください。」「今回はどうすれば良いのか確認させてください。」と言えば良いだけの話です。
